對于一個區(qū)域的經(jīng)貿(mào)類展會來說，政府的支持和扶持對其產(chǎn)生、發(fā)展都是至關(guān)重要的。在展覽會的發(fā)展進(jìn)程中，如何使政府主導(dǎo)型的經(jīng)貿(mào)展覽會在保持原有的綜合、貿(mào)易、城市影響力等功能的同時，向市場化過渡、成為一個具有市場競爭力的品牌展會？筆者通過多年參與烏魯木對齊外經(jīng)濟貿(mào)易交流會的承辦工作，充分感受到政府主導(dǎo)型展會在向市場化轉(zhuǎn)型的過程中，體制和機制是至關(guān)重要的。
有些政府主辦的展會角色定位不準(zhǔn)，在現(xiàn)階段，政府可以不主辦展會，但主導(dǎo)展會是必須的，就是我們比較市場化的情況下，政府主導(dǎo)也是不可缺少的。
2000年烏洽會辦到第九屆的時候，政府感覺到展會本身比較成熟了，便決定給烏洽會斷奶，表示從下一屆展會開始，就不給烏洽會投錢了。沒有“奶”了，所以我們只好自己找“奶”。當(dāng)時政府這有點兒“釜底抽薪”的做法其實也是有根據(jù)的，因為從1992年第一屆烏洽會開始時政府撥款是900萬元，以后逐年減少。也就是在減少的過程中，我們不但進(jìn)行了市場化運作展會的嘗試，還用政府的撥款擴建了展館，購買了展具，所以第一年政府撥的900萬元還進(jìn)行了許多基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。烏洽會舉辦地當(dāng)時的新疆國際博覽中心只有前半部分的老展館，只能容納400個展位，第一屆烏洽會時只好再用博覽中心附近的人民會堂，湊了700個展位的地方。展會的配套服務(wù)軟硬件都不具備，連個吃飯的食堂都沒有，只能在展館后面的樹林里吃飯。
在改革開放大潮的推動下，大家對展覽會的作用慢慢認(rèn)識得比較清楚，大家都覺得展覽會是要辦的，但是又覺得財政有困難，當(dāng)時意見也不一致，但是新疆自治區(qū)黨委和政府的思路是比較堅定的，他們一致認(rèn)為新疆最大的優(yōu)勢就是向西開放，所以政府還是堅持一直主辦這個經(jīng)貿(mào)展覽會。烏洽會的成長過程波折很大，第一屆是西北五省聯(lián)辦，而從第二屆開始只有我們新疆自治區(qū)人民政府一家了。在這種情況下，自治區(qū)黨委和政府支持是最重要的，我們政府是主導(dǎo)這個展會的，這一點是堅定不移的。但確實不是主辦的，因為政府不再做具體事務(wù)。現(xiàn)在好多政府主辦的展會是自己辦好多事情，這是角色定位不準(zhǔn)，我認(rèn)為政府主導(dǎo)展會是必須的，像這樣全局性的綜合類經(jīng)貿(mào)展會，光靠展覽機構(gòu)來操作是不可能的，因為我們不是市場經(jīng)濟發(fā)達(dá)國家，在我們很多事情還需要政府點頭辦的情況下，別人還是辦不通的。
所以一定要堅持政府主導(dǎo)，展會市場化運作離不開政府主導(dǎo)，將來我們完全市場化了還是要堅持政府主導(dǎo)，就是我們比較市場化的情況下，政府主導(dǎo)也是不可缺少的，政府主導(dǎo)是代表著政府的背景和信譽做擔(dān)保的含義在里面，這就像有一只無形的手在那里調(diào)控著一些事情。辦展會“有了政府很煩，沒有政府很難”這句話講得特別透徹，這是一種辯證關(guān)系，這是一種相互依存，相互支持的關(guān)系。所以講展會市場化的情況下，離不開這個大前提，離開這個不符合事實，更重要的是不符合中國的實際。筆者認(rèn)為現(xiàn)在講市場化還是一個很漫長的事，而不是一個簡單的事情，展會的市場化也還是一個很長的過程。
在展覽市場發(fā)展到比較成熟的過程中，我們的市場經(jīng)濟在展會上如何表現(xiàn)，各方面的人物在展會操作中如何定位至關(guān)重要。
以烏洽會為例，筆者認(rèn)為，一個政府主導(dǎo)型展會向市場化發(fā)展必須要解決好幾個問題
第一是體制問題。烏洽會的組織架構(gòu)很好。這是由政府工作部門組織起來的龐大的一支隊伍。最多時達(dá)到上千人。當(dāng)時政府也是費很大的勁兒來辦這個展會，這樣辦展會我們工作的標(biāo)志性改變是由政府主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任整個展覽會的秘書長，后來又交給了秘書長，后來又交給了我們外經(jīng)貿(mào)廳，這標(biāo)志著政府從展會的具體事務(wù)中退了出來。
第二個是機構(gòu)問題。烏洽會的一個標(biāo)志性的事件就是1996年專門拿出5個編制成立烏洽會辦公室。在前幾年辦了5屆的時候都是臨時組織，展會結(jié)束了就解散，成立了常設(shè)機構(gòu)后，具體工作就由常設(shè)機構(gòu)來辦，而把這個部門專門放在外經(jīng)貿(mào)廳。因為烏洽會辦公室只設(shè)5個人，這就要求每個人的素質(zhì)要高，是個正處級的事業(yè)單位。現(xiàn)在看來獨立設(shè)單位有一定的道理和成效的。
第三是理順關(guān)系。1995年自治區(qū)政府把原來隸屬于文化廳的展覽館交給了外經(jīng)貿(mào)廳，主要用于主辦烏洽會，把烏洽會的主辦單位和展覽機構(gòu)合在一個主辦單位領(lǐng)導(dǎo)下，這是理順關(guān)系的一個最重要的舉措。所以我們現(xiàn)在辦事比較順。這是一元化的體制。博覽中心現(xiàn)在是新疆外經(jīng)貿(mào)廳的下屬部門。
市場化運作使我們辦展會必須要圍繞：增收、節(jié)支這四個字來開展工作。
體制理順了，應(yīng)該說在政府撥款的9年當(dāng)中，烏洽會已經(jīng)積累了相當(dāng)?shù)呢敻唬桂^建好了，體制理順了，還有一定的資金，這是市場化運作的前提條件。那么在體制上就可以大刀闊斧地改革了，烏洽會原來七個辦公室，減成了四個，大會辦、業(yè)務(wù)辦、保衛(wèi)辦和宣傳辦。現(xiàn)在的機構(gòu)很科學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)委員會是掛名的，每年只開兩次會，年初開一次會布置一下，烏洽會之前開一次會動員一次。烏洽會辦公室負(fù)責(zé)日常招展工作，每年8月份烏洽會辦公室其它單位的成員來集中辦公。烏洽會一結(jié)束，這些人就又回到原單位了。這些人來了之后大會要給補助的，每年這項開支要有幾十萬元。把人員減少了，效率提高了、費用節(jié)省了，這是從1996年開始的。這是從體制上的變化，這個變化是決定意義上的，人員的數(shù)量減少了，質(zhì)量提高了。工作人員減少后費用也大大減少，以前要在烏洽會開幕前一個月前包下一個賓館，每年需要近80萬元。后來又蓋了服務(wù)中心，工作人員集中辦公。現(xiàn)在這些人員是上下班制度，補助交通費，但是不提供住宿。
很多具體的展務(wù)事情，烏洽會基本上都是市場化運作。比如說廣告，烏洽會的廣告是由一家廣告公司總代理。是由展館的廣告公司代理，每年給大會交一定的錢。
烏洽會的廣告分為幾大塊，第一是場館廣告。包括地面、墻面和天空。第二塊是票證廣告。還有就是票證的收費問題，所有的證件都是收費的，對參展商免費4個代表證。對來參會的省市級領(lǐng)導(dǎo)辦嘉賓證，也是免費的。最低收費是每個證20元錢，計劃外的要收300元。烏洽會的門票一張50元，門票收入是烏洽會的一項支柱性收入，每年160至180萬元左右。展位每年的收入大約在600多萬元，各個展位按所在位置不同價格也不一樣，從12000元到2000一個標(biāo)攤不等。在主辦方、參展商、組展商的利益分配上必須做出合理的布局，各得其所。如果不這樣做必將會影響一方面的積極性，而影響哪個方面的積極性對展會都會有一定危害的。
我們?yōu)跚k公室的5個人，分別負(fù)責(zé)國內(nèi)招展、國外招展、還有區(qū)內(nèi)招展，每個人身上都有兩到三個的職責(zé)，我們有一個電子商務(wù)網(wǎng)，還有一個雙評辦公室和烏洽會名優(yōu)企業(yè)協(xié)會。我們?yōu)跚麅?yōu)企業(yè)協(xié)會以參加過烏洽會被評為名牌企業(yè)和名優(yōu)商品的企業(yè)為主，每年有400家企業(yè)上榜。現(xiàn)在第一批會員是60人，這項工作我們也是委托一家傳播公司一起做的。
在展會期出版的展會快報就是名優(yōu)企業(yè)協(xié)會做的，我們給這家傳播公司一個平臺，由他們自己來運作，三年之內(nèi)不收任何費用。演出票、福利票都要給參展商，每個攤位上送兩箱水，每年參展商的會刊、名錄、參展手冊都是免費的。
還有就是接待方面，把省部級領(lǐng)導(dǎo)由政府來接待，采用對口接待，費用自理。這也是與國際慣例接軌的，因為我們到國外參觀也是這樣的。所以就不再大包大攬，還有外商的費用自理作為一個原則，誰邀請誰接待，誰接待誰付費。外商配翻譯的費用也要由他們自理。這樣做不但和國際慣例接軌了，費用也大大降低了。
說到底我們辦會的種種手段和機制，都是圍繞4個字：增收、節(jié)支。自從展會自付盈虧后，烏洽會的收支是平衡的，沒有太多的節(jié)余。全額撥款的事業(yè)單位。烏洽會參展商名錄這一項由辦公室自己來做，負(fù)責(zé)給參展商登名錄、上網(wǎng)。
招商是展會政府主導(dǎo)型展會市場化運作的一項重要內(nèi)容，所以就不能單純地依靠政府一條路，特別是讓展覽公司來招商這件事情很重要。這是一個展會能支撐的一個很重要的條件。
市場化運作第二塊是屬于招商的范圍了。招商最重要的就是烏洽會打破了行業(yè)和地區(qū)的界限，一個展會最重要的是要有人參展，過去招商是政府下紅頭文件，現(xiàn)在是政府邀請，但是是商會組織，多種形式招商并舉。又靠商務(wù)組織，還靠展覽公司這樣的企業(yè)，我們是三條腿走路，這樣各種組織都發(fā)揮地發(fā)揮各自的作用。政府對政府邀請，商務(wù)組織對商務(wù)組織邀請，展覽公司對企業(yè)組織，最終目的就是把參展商組織進(jìn)來，而商務(wù)組織還包括外國商會，外國團體，都是組織過企業(yè)參展的單位，最少的組織20家，這也是我們的協(xié)辦單位。我們?yōu)閰f(xié)辦單位提供免費的展位，給他們一些優(yōu)惠的政策。我們對組團多的單位還給提供1至3人的免費接待名額，這都是商業(yè)行為。所以我們就不單純地依靠政府一條路，特別是讓展覽公司來招商這件事情很重要。這是一個展會能支撐的一個很重要的條件。
對于展位分配的問題，我們曾經(jīng)遇到過好幾次如廣東、福建等南方省份的經(jīng)貿(mào)代表團要100個以上展位，或者把某個展廳包下來的事。但是我們不能滿足，第一是展位有限。因為我們有40家組團單位，新疆本地將近20家，內(nèi)地有近20家，國外還有5家左右，整個的客戶遍布全國和中亞。如果有的展團這次要300個展位，就會把一些客戶擠出去，而下次如果這個展團不來或是沒有這個大的規(guī)模，那么下次展會可能就面臨著招展困難。所以廣泛招商一定要有常年的招商機構(gòu)，而不是一次性派人出去，所以我們在每個省市都有一些固定的招商機構(gòu)，在中西亞各國也有協(xié)辦單位。
烏洽會已經(jīng)辦到第十三屆了，現(xiàn)在政府主導(dǎo)型展會都在向?qū)I(yè)化方向發(fā)展，我們也有這方面的思路。在征求各地州的意見，實行專業(yè)化布展，現(xiàn)在看來汽車館是專業(yè)的，但其它地方還不能完全做到，但我們還會努力的。明年準(zhǔn)備做一些調(diào)整。新疆各地州都在把烏洽會上展示自己作為最好的手段，這一塊政府色彩太濃，雖然我們按照市場化的運作來看，這是要改革的，逐漸的按市場化的辦法來吸引專業(yè)型的企業(yè)到專業(yè)館去，我們也覺得這種方式可能更符合實際。現(xiàn)在看來有一些有實力的企業(yè)也跳出來有了自己的展臺，說明他們企業(yè)做大了，有了自己的能力和實力。所以說我們要在專業(yè)館設(shè)置上采取一定的優(yōu)惠政策，把他們吸引過來。
我們要想做得更好，還要建立起專業(yè)化的辦展隊伍，現(xiàn)在看來各部門抽人的辦法還是成本比較大，當(dāng)然又要創(chuàng)收，又不增加參展企業(yè)成本的做法也值得研究，展館要創(chuàng)收，主辦單位也要創(chuàng)收，這個錢誰掏？這個錢如果讓參展企業(yè)掏，他的成本就太高了。所以要讓參展企業(yè)認(rèn)可你這個展會給他帶來的效益大于他出的參展費用，所以我們要想辦法把這個展會辦好。把外商、買家都吸引過來，這樣參展企業(yè)才會認(rèn)可，出的費用高也值得。因為受場地限制，烏洽會的規(guī)模沒辦法再擴展了。而再建展館的需求沒有。我們現(xiàn)在不求數(shù)量，提高質(zhì)量。我們不求做大，但求做強。
